8 个Office 应用技巧

后勤部长

巧用“项目符号和编号”实现Word表格中序号的自动填充 　　在Excel 中填充序号是较为容易的，只需拖动填充柄并配合快捷键的使用，在本刊2005 年第3 期杂志的《聪明用户》栏目曾经作过介绍。在Word 中没有专门的工具实现这一操作。笔者尝试使用“项目符号和编号”在Word 表格中进行序号的自动填充，比较方便。具体做法是：选中待填充单元格，然后打开“项目符号和编号”对话框，选择“编号”选项卡，按序号的格式，合理设置编号格式后单击确定按钮，即可完成序号的填充。
　　
在Word 中使用个性模板
　　打开Word 时会同时新建一个空白文档，该文档按文档模板Normal 的格式设置。对于某一单位或个人而言，可能希望使用具有独立风格能够体现个性的文档模板，如带有单位或个人标志、图片背景、特定的页眉页脚等，每次打开Word时按该文档模板新建空白文档。经过以下几个步骤，您就可以创建一个个性化文档模板：
　　1.在打开的空白文档中按照需要进行个性化的格式设置；
　　2.将该文档保存为文档模板，可暂命名为Normal_1；
　　3.关闭Word 程序，打开资源管理器，在路径(不同操作系统路径有所不同，下面为Windows XP 下的路径)Cocuments and Settingsadministrator(或超级用户名)Application DataMicrosoftTemplates(Application Data为隐藏文件夹)下将原模板Normal 删除，并将新建的文档模板Normal_1 重命名为Normal。这样，当再打开Word 时新建的空白文档即具有自己的风格了。使用Ctrl 键和鼠标滚轮灵活调整页面显示比例在Word及Excel 中的“常用”工具栏下均有一个“显示比例”下拉列表框，用于改变页面的显示比例，以便于浏览和编辑，但使用起来稍显烦。比较简便的方法是按住Ctrl 键，同时滚动鼠标的滚轮，即可按一定级差(在Word 中为10%，在Excel中为15%)改变显示比例，灵活方便。在Excel 中使用Ctrl 键实现序号的快速填充在Excel 中输入序列号1、2、3、......的常规方法是：先在头两个单元格中分别输入1、2，然后选中这两个单元格拖动填充柄，此法稍显麻烦。比较简便的方法是：在第1 个单元格中输入1，然后按住Ctrl 键，同时拖动填充柄即可。连续年份如2001、2002、......也可采用此法输入。
　　
在Excel 中进行文本的“段落”格式设置
　　Excel 主要用于数据处理，但有时也需在Excel 中进行文本编辑。Excel 的文本编辑功能远逊于Word。下面介绍在Excel 中进行文本“段落”格式设置的方法。
　　1. 行距设置文：打开“单元格格式”对话框，选择“对齐”选项卡，打开垂直对齐下拉列表框，选择分散对齐或两端对齐，然后通过调整行高即可调整文本行距。选择分散对齐或两端对齐后即设置为自动换行。
　　2 . 段前、段后间距设置： 使用Alt+Enter组合键形成段前、段后空行即可获得段前、段后间距。
　　3. 缩进：打开“单元格格式”对话框，选择“对齐”选项卡，调整微调器控件的值即可实现左缩进；将输入法提示条上全角和半角切换按钮调整为全角方式并使用空格键可实现一定字符的首行缩进。
　　
在Excel中使用“条件格式”进行文本的格式设置
　　在“条件格式”对话框中有“单元格数值”和“公式”两项，多数人只将“单元格数值”项应用到数字的格式设置，实际上“单元格数值”项亦可应用到其他数据类型。例如，将B 列各单元格“市场部”3字设置为红色，其步骤是：

1. 选定B 列；
2. 打开“条件格式”对话框，将条件设置为：“ 单元格数值”、“ 等于”、“=$B$3”，并将格式设置为字体红色，单击“确定”按钮即可。

使用RANK()函数实现自动排序
　　在图4所示的学生成绩单中，希望在不改变原有学号排列的情况下，按总分在名次列中标出每个人的名次。类似的情况还有许多。这时可使用RANK()函数实现。
　　RANK()函数用来返回指定数字在一列数字中的排位。RANK()函数的格式为：
　　RANK(number，ref，order)
　　其中number为待排序的数字；ref为一列数字；order 用于指定排位的方式，如果为0 或忽略，降序；非零值，升序。
　　下面使用RANK()函数实现自动排序。其步骤为：
(1 )在I 3 单元格中输入“=RANK(H3，H3：H7)”；
(2)拖动填充柄向下复制公式至I7 单元格中。在这里应使用绝对引用$H$3：$H$7，用$H$3：$H$7 替换H3：H7 即可完成指定任务。

在Excel 中使用RAND()函数实现随机选题
　　在计算机文化基础教学中，一般使用《试题汇编》进行训练和考核。《试题汇编》每单元同类型题20个，从每单元中抽出一题即可组成一套试卷。具体操作中，我们通过使用RAND()函数实现随机选题并配合邮件合并为每名学生制作选题单，实现了题目选择的随机性，从而保证了考核质量。对如何使用邮件合并在此不再赘述，下面只介绍使用RAND()函数实现随机选题。
　　RAND()函数用于返回一个大于0且小于1的随机数(带有多位小数)，而题目应在1～20 之间。在使用时采取了如下方法：
(1)在C4单元格中输入函数“=ROUNDUP(20*RAND()，0)”。
这里同时使用了两个函数：RAND()和ROUNDUP()。20*RAND()用于产生一个大于0 且小于20的随机数( 带有多位小数)。ROUNDUP()函数的格式为： 　　ROUNDUP(number，num_digits)
　　其功能是按参数num_digits 指定的位数对参数number 向上舍入。当参数num_digits 为0 时，则将num_digits 向上舍入为整数。
　　在本文中，ROUNDUP(20*RAND()，0)用于将20*RAND()向上舍入为整数。
(2)拖动填充柄填充到其单元格中，即实现了随机选题。然后再在Word 中使用邮件合并即可为每一名学生制作选题单。