用PPT演示动态数据透视图

后勤部长 · 发表于 2010-6-28 15:12

市场部要开一个关于互联网调查情况的会议，有关调查资料已经准备完毕，收集了大量的原始数据，存放在Excel工作簿中，(如图1)所示。

为了便于在会议中分析和展示数据，市场部的员工整理了大量的Excel图表，然后复制到PowerPoint演示文稿中。这一过程耗费了很多时间。尽管他们知道可以利用Excel数据透视图表快速分析数据，但由于在PowerPoint中放映图表时通常演示的都是静态的图表，大量的复制粘贴工作依然不可避免。
其实，可以在PowerPoint中加入数据透视图表，并且在放映幻灯片时，动态地控制同一图表中显示的内容，灵活地显示各种分析结果，就像在Excel中控制数据透视图表一样方便。
为了能实现这样的功能，首先需要在Excel工作表中，选中待分析的数据区域，并在“名称”框中输入此区域的名称，例如“调查结果”，并按“Enter”键确认。如果不设置名称，将无法在PowerPoint中调用此区域的数据。
在PowerPoint演示文稿中新建一张空白幻灯片。在菜单中选择“视图”“工具栏”“控件工具箱”命令，显示“控件工具箱”工具栏，(如图2)所示。

在“控件工具箱”中单击右下角的“其他控件”按钮，显示更多控件。选择“microsoft Office Chart 11.0”，这是一个数据透视图控件（如果选择“Microsoft Office PivotTable 11.0”，则选择的是数据透视表控件，二者的用法类似）。
在幻灯片中画出控件，然后在控件上单击右键，选择“Microsoft Office Chart 11.0对象”“命令和选项”命令，(如图3)所示。

这时将显示对话框，(如图4)所示，选择“显示/隐藏”选项卡，并选中所有的设置项，这些设置将允许在幻灯片放映时控制数据透视图。

设置完毕，再次在控件上单击右键，并选择“Microsoft Office Chart 11.0对象”“编辑”命令，如图3所示。这时将显示对话框，(如图5)所示。

在这里可指定控件所对应的数据来源。如果数据量不大，可以选中“在一张数据表中输入的数据”，并立即输入数据。如果数据已经存放在Excel工作簿中，可选中“一个数据库的表或查询”。对于本例显然要选择后者。
单击“连接”按钮，显示“数据明细”设置，(如图6)所示。

单击“编辑”按钮，显示“选取数据源”对话框，(如图7)所示。

第一次设置数据源时，需单击“新建源”按钮。以后如果已经设置过数据源，则只需选择已保存的数据源文件（.odc）。单击“新建源”按钮后，显示“数据连接向导”对话框，(如图8)所示。

选择“ODBC DSN”，并单击“下一步”按钮。显示连接ODBC数据源设置，(如图9)所示。

选择“Excel Files”，并单击“下一步”按钮。在所显示的对话框中，选择存放数据的Excel工作簿文件，(如图10)所示。

单击“确定”后，将显示出Excel工作簿中的名称“调查结果”，该名称对应工作表中的数据区域，(如图11)所示。

单击“下一步”按钮，为数据源起名并保存数据源文件，(如图12)所示。

单击“完成”按钮，返回到如图7所示的对话框，并自动选中刚保存的数据源文件。此时单击“打开”按钮，即可返回到如图6所示的对话框中。
在如图6所示的对话框中单击“类型”选项卡，可选择图表类型，(如图13)所示。本例选择柱形图中的“簇状柱形图”。至此，幻灯片中的数据透视图控件及其数据源设置已经完成。在如图13所示中单击对话框右上角的“关闭”按钮，结束设置。

令人神往的图表动态演示要在放映幻灯片时才能使用。第一次放映幻灯片时，图表中将是空白的，此时进行设置，即可在以后放映时立即显示图表。在顶端的工具栏中单击“字段列表”按钮，显示图表字段列表，(如图14)所示。现在，可以像在Excel中一样，将待分析字段拖动到图表当中。

以下以各地区在不同调查时间内的年龄段图表为例进行数据分析。在如图14所示的图表中，将“地区”字段拖动到“将筛选字段拖至此处”标识处，将“年龄”字段拖动到“将分类字段拖至此处”标识处，将“调查日期”字段拖动到“将系列字段拖至此处”标识处。最后，再次拖动“年龄”字段至中间图表区域，这次是对“年龄”字段进行统计计算。得到的图表(如图15)所示。

这样的图表是不便于分析的，必须进一步设置。首先，图表中的计算应该用“年龄的计数”，而不是求和。在“年龄的和”上单击右键，选择“自动计算”“计数”。其次，年龄分类轴的坐标是按每个年龄划分的，应改成按年龄段划分。在“年龄”上单击右键，选择“命令和选项”命令，显示对话框，(如图16)所示

选择“筛选和分组”选项卡。设置“项目分组依据”为“数值间隔”，设置“间隔”为10，“起始于”为10，表示每隔10岁分为1组，从10岁开始分组。关闭对话框后，分类轴的坐标将发生改变。
对于“调查日期”，同样可以设置分组。如果不分组，将显示每个日期的数据。现在希望对比各年的情况，因此可在“调查日期”上单击右键，选择“命令和选项”命令，显示对话框，(如图17)所示

选择“筛选和分组”选项卡。在“项目分组依据”中可选择“年”，将“间隔”中设置为1。分组设置完毕，再在顶部工具栏中单击“显示/隐藏图例”按钮。现在的数据透视图变得非常漂亮了，(如图18)所示。

利用数据透视图中的“地区”、“调查日期”和“年龄”按钮，就能任意筛选和比较各种情况下的数据了，与在Excel中进行分析完全一样。例如，可以在“地区”中选择“华北”，只显示华北地区的年龄统计结果。
此外，还可以随时调整图表中显示的内容。例如，如果年龄分析结束后，要分析性别，可在如图18所示的图表中，将“年龄”拖动到图表之外，这样即可从图表中删除这一字段。再从“字段列表”中，将“性别”字段拖动到分类字段位置处，即可立即得到性别的统计图表，(如图19)所示。

利用“microsoft Office Chart 11.0”和“Microsoft Office PivotTable 11.0”控件，可实现数据透视图表的动态分析。更重要的是，这是在放映幻灯片时，在幻灯片中进行的动态数据分析。在幻灯片中加入数据透视图表控件，大大减轻了图表准备的工作量，并使得内容的演示更为生动精彩。