四、提高时效的途径
(一)时间检测七十二招
时间检测,是时间管理和运筹中的重要方法,它可以帮助我们发现在时间利用中有何不足,以寻求提高时效的途径。
不善于支配时间的人,经常都感到时间不够用。这一句话具有相当的真实性。但是,怎么样才能善用时间呢?这是过去十几年来时间管理专家所试图解答的一个问题。底下的一份自我测验表总共搜集了72道题目。所有这一些题目的正面答复皆表示时间管理专家所倡议的“有效的时间管理准则”,至于它们的反面答复则表示时间管理专家所力图劝阻的行径。希望职业管理者至少每隔6个月即根据这份测验表进行一次自我检讨与自我改造。
(1)你的时间充裕吗?
如果是无所事事,时间“很多”,那么应该检查一下是不是该做的事尚未抓紧,还是任务太少。
如果是忙得不亦乐乎,时间“太少”,那么也应该看一看是不是做了不该自己做的事,还是把目标定得过高?
(2)你有一个时间表吗?
你的长远目标是什么?近期目标是什么?你是否把工作当作目的?你手头的工作是否有轻、重、缓、急之分?
(3)对于下星期所想从事的工作我是否已有清晰的概念?
(4)在一个工作天开始之前,我是否已编妥该工作天之工作次序?
(5)我是否以事实之重要性而非以其紧迫性作为编排行事优先次序的依据?
(6)我是否把注意力集中于目标而非集中于程序,又是否以绩效而非以活动量作为自我考核之依据?
(7)我是否在富于效率的时间内做重要的事?
(8)我今天曾否为达成远程、中程或近程目标做过某些事?
(9)我是否每天都保留少量的时间计划,并思考与我的工作有关的问题?
(10)我是否善用上下班的时间?
(11)我是否故意减少中餐的食量,以免在下午打瞌睡?
(12)我是否对自己的作息时间做松弛的安排,以令自己拥有时间照料突发的危机及意外事件?
(13)我是否尽量将工作授权他人处理?
(14)我是否将具挑战性的工作以及具例行性的工作都授权他人处理?
(15)我是否根据“权责相称”之原则从事授权?
(16)我是否一意遏止部属对他们感到困难或不耐烦的工作进行“反授权”?(1)你的时间充裕吗?
如果是无所事事,时间“很多”,那么应该检查一下是不是该做的事尚未抓紧,还是任务太少。
如果是忙得不亦乐乎,时间“太少”,那么也应该看一看是不是做了不该自己做的事,还是把目标定得过高?
(2)你有一个时间表吗?
你的长远目标是什么?近期目标是什么?你是否把工作当作目的?你手头的工作是否有轻、重、缓、急之分?
(3)对于下星期所想从事的工作我是否已有清晰的概念?
(4)在一个工作天开始之前,我是否已编妥该工作天之工作次序?
(5)我是否以事实之重要性而非以其紧迫性作为编排行事优先次序的依据?
(6)我是否把注意力集中于目标而非集中于程序,又是否以绩效而非以活动量作为自我考核之依据?
(7)我是否在富于效率的时间内做重要的事?
(8)我今天曾否为达成远程、中程或近程目标做过某些事?
(9)我是否每天都保留少量的时间计划,并思考与我的工作有关的问题?
(10)我是否善用上下班的时间?
(11)我是否故意减少中餐的食量,以免在下午打瞌睡?
(12)我是否对自己的作息时间做松弛的安排,以令自己拥有时间照料突发的危机及意外事件?
(13)我是否尽量将工作授权他人处理?
(14)我是否将具挑战性的工作以及具例行性的工作都授权他人处理?
(15)我是否根据“权责相称”之原则从事授权?
(16)我是否一意遏止部属对他们感到困难或不耐烦的工作进行“反授权”?
(17)我是否有效地利用部属之协助以令自己对时间获致较佳之掌握,而同时避免令自己成为浪费部属时间的瓶颈?
(18)我是否采取某些步骤以防止一些无用的资料及刊物摆置在我的办公桌上并占用我的时间?
(19)当我有所选择时,我是否尝试以电话或亲身到访的形式去处理事情,而只有在无可避免的情况下才利用书面的形式沟通?
(20)除了在例外情况下,我是否尝试在下班后把工作置之不理?
(21)倘若有需要加班,而且可自由选择加班时间,我是否宁可提早上班而不延迟下班?
(22)我是否迫使自己迅速地作出一些微小的决策?
(23)我是否在获致关键性资料的第一时间即从事决策之制定?
(24)对于循环性的危机,我是否经常保持警觉,并采取遏止之行动?
(25)我是否经常为自己及他人定下工作的完成时限?
(26)最近我曾否终止任何毫无益处的经常性工作或例行性活动?
(27)我是否在口袋中或手提包中,携带一些物件,以便在空余时间(如在排队时,在等候室中、在火车上,或在飞机上)取出处理?
(28)当我面对许多需要解决的问题时,我是否应用(80/20原理)(即指只掌握20%的重要问题,而不受80%的不重要的问题所羁绊)以对付之?
(29)我是否真正能够控制自己的时间?我的行动是否取决于自己,非取决于环境,或他人之优先次序?
(30)我是否试图对每一种文件只作一次的处理?
(31)我是否积极地设法避免常见的干扰(如访客、会议、电话等)之持续妨碍我每天的工作?
(32)我是否尝试面对现实,思考现在需要做的事情,而非缅怀过去之成败或耽心未来之一切?
(33)我是否将时间的货币价值铭记于心中?
(34)我是否腾出一些时间为部属提供训练?
(35)我是否尽量将电话集中在一起?在打电话之前是否先备妥有关的资料?
(36)我是否拥有一套处置各色各类文件的系统?
(37)我是否有时采取“门户封闭”政策以免工作受到他人之干扰?
(38)在一天工作完了时我是否自问:那些工作无法按原定计划进行?无法按原定计划进行的原因何在?以后如何补救?
(39)在我筹备会议之前,我是否先探寻取代会议的各种可行途径?
(40)开会时我是否讲求技巧以增进会议的效率与效能?
(41)我是否定期检视自己的时间支配方式以确定有无重蹈各种时间陷阱?
(42)你工作效率最高是何时?
你是否了解自己在一个月中精神最好的是哪几天?在一天中效率最高的是什么时候?不论谁,不可能任何时候都处于高效状态,对此你是否有所了解?
(43)你分析过自己的时效吗?
什么是时效?你认为怎样工作或干什么工作才会取得高效?在这方面你有些什么好的做法?
(44)你认为只要工作就有价值吗?
“工作”和“有价值的工作”是不是一回事?你是否认为只要有“工作活动”就会产生“工作效果”?果真如此的话,那么,空忙、瞎忙等辞,指的是什么呢?
(45)有效率是不是等于有效益?
你认为“效率”和“效益”是不是等同的?你是否注意到,如果工作的目标错了,效率越高,损失越大,劳而无益。那么,如何花费自己的时间最有益?其衡量标准是什么?如果你不能回答,应该鉴定一下自己的时间消耗的价值何在,其结果将会使你吃惊!
(46)你对自己的工作兴趣多大?
你是否考虑过,你所从事的工作是否适合你的特长?在工作的时候你的精神状态怎样?你最喜欢干的是什么?你最适合干的又是什么?二者一致吗?
(47)你工作中有何习惯?
你知道你的习惯是什么?这些习惯于工作是否有利?你曾经和自己工作中的陈规陋习作过斗争吗?
(48)你的每一项工作都有时限吗?
你的每一项工作如果都有时限的话,是组织或旁人要求的还是自己规定的?你是否都能够按时完成?原因是什么?
(49)当手头工作很多时你是如何对待的?
当你手头工作很多时,你怎样排定工作的先后顺序?你的排序原则是什么?或者你根本就不需要排序。
(50)面对纷繁的工作你怎么办?
如果你已在事业上步入坦途,往往有纷繁而头绪众多的工作向你蜂拥而来,你怎么办呢?是来者不拒,还是择善而从?是提纲挈领,还是眉毛胡子一把抓?道家所谓的“无为而无不为”、“无不为而无为”,对我们有点什么启示?
(51)你如何对待工作?
一事当前,你是“今日事今日毕”,还是“慢慢来不着急”?你是有事就去干,还是迫不得已才去干?你是“依葫芦画瓢”?还是总想尝试用点新办法去干?你感到自己的工作已经干得够多了,还是并不满足,总想再多干点?你喜欢单独干,还是喜欢合伙干,你只愿干分内之事,还是也愿干分外之事?这些问题的答案,会告诉你在时间运筹上的一些关键所在。
(52)你在为何时工作?
你是为“昨天”工作,为“今天”工作,还是为“明天”工作?你认为“亡羊补牢”是“犹未为晚”还是“为时已晚”?你喜欢让别人来催促呢还是讲究十分准时?你对现状是赏心悦目呢还是永不满足?“昨天”已经过去,“今天”十分短暂,“明天”尚未到来,你认为这话对吗?
(53)你的工作时间如何度过?
你在8小时以内是全力以赴还是无精打采?是感到时间过得太快,还是感到度日如年?是一心一意干好手边的事,还是为下一件事而焦躁不安?如果你对工作不感兴趣的话,是尽早变换工作呢还是想法让工作充满魅力?对此,你是否束手无策?
(54)你有第二职业吗?
你对自己从事的职业是否满意?在业余时间还喜欢继续搞本专业,还是喜欢另一种职业?或者是在业余时间无所谓本专业还是第二职业,完全用于消闲。
(55)你认为成功之路何在?
有的人感叹自己一事无成,归因于生不逢时,或归因于时运不济,甚至归因于父母没有留给自己权力和资本。对此,你有否同感?我们应该提出这样的问题:一个人的成功是靠天才还是靠勤奋?是靠机遇还是靠平时的准备?是靠手中握有资本还是靠紧紧把握时间?
(56)你如何利用某些等待时间?
当你在就医、理发、沐浴、候车等需要排队等待的时间里,你做些什么?是闭目养神?是与人聊天?或是带着书刊去看?你在旅途中是否还安排点什么事做?
(57)你习惯于借助社会服务吗?
你在社会交往中是否经常利用电话和通信?在缝衣服、补鞋子,买煤、购书等事务中,你觉得是自己办好还是请人办好?
(58)你有业余爱好吗?
你对书法、绘画、摄影、音乐、舞蹈、体育、弈棋、打牌、种花等活动是否感兴趣?是偶尔参加呢还是乐此不疲?这中间有否你的特殊偏好?你有否无事消闲的时候?
(59)为什么说“机会只垂青有准备的人”?(53)你的工作时间如何度过?
你在8小时以内是全力以赴还是无精打采?是感到时间过得太快,还是感到度日如年?是一心一意干好手边的事,还是为下一件事而焦躁不安?如果你对工作不感兴趣的话,是尽早变换工作呢还是想法让工作充满魅力?对此,你是否束手无策?
(54)你有第二职业吗?
你对自己从事的职业是否满意?在业余时间还喜欢继续搞本专业,还是喜欢另一种职业?或者是在业余时间无所谓本专业还是第二职业,完全用于消闲。
(55)你认为成功之路何在?
有的人感叹自己一事无成,归因于生不逢时,或归因于时运不济,甚至归因于父母没有留给自己权力和资本。对此,你有否同感?我们应该提出这样的问题:一个人的成功是靠天才还是靠勤奋?是靠机遇还是靠平时的准备?是靠手中握有资本还是靠紧紧把握时间?
(56)你如何利用某些等待时间?
当你在就医、理发、沐浴、候车等需要排队等待的时间里,你做些什么?是闭目养神?是与人聊天?或是带着书刊去看?你在旅途中是否还安排点什么事做?
(57)你习惯于借助社会服务吗?
你在社会交往中是否经常利用电话和通信?在缝衣服、补鞋子,买煤、购书等事务中,你觉得是自己办好还是请人办好?
(58)你有业余爱好吗?
你对书法、绘画、摄影、音乐、舞蹈、体育、弈棋、打牌、种花等活动是否感兴趣?是偶尔参加呢还是乐此不疲?这中间有否你的特殊偏好?你有否无事消闲的时候?
(59)为什么说“机会只垂青有准备的人”?
我们每个人都有机遇吗?你的机会在哪里?何时是你的最佳时机?
(60)你的时间陷阱何在?
你有没有时间陷阱,如果有的话,它在何处?你想过怎样去防止跌入陷阱吗?
(61)你怎样对待家务?
你的家务占据了多少业余时间?你怎样处理家务活?家务时间与工作时间、休息时间有何关系?
(62)你的时间分配怎样?
如果你在一段时间内集中的事情很多,甚至有的事也被拖延了下来,而在另一段时间内又比较空闲,那么你是否考虑到时间计划?
(63)你用于应酬的时间有多少?
送往、迎来,陪宴、陪会等等,如果已占据了你一定的时间,你是否分析过,这些场合都非你去不可吗?有否礼节性或惯例性的邀请?有否对你单位而发而并非一定要你亲临?有些应酬你是否想到谢绝或由其他人去也很适宜?
(64)你支配时间的原则是什么?
每个人在支配自己的时间上,都是有原则的。只不过有的人意识到这一点,有的人并未意识到这一点。你意识到这点了吗?对待工作,你的选择原则是兴趣第一还是效果第一?对待娱乐呢?
(65)你敢于拒绝旁人的请求吗?
在日常生活和工作中,旁人向我们提出请求,我们应该尽可能地予以满足,这是助人为乐的美德。但是,你是否会走向有求必应而导致承诺过多?你是否想到时间是有限的呢?
(66)你认为在何时最快活?
快活是人们所向往的,但如何才会获得快乐,人们却不一定清楚。不少疲于奔命的人常常感叹:如果有时间休息,或者是工作轻松一些,一定是最快活的。其实不然,社会学家约得森·兰特斯的统计和研究表明,大部分人在时间难以排遣、百无聊赖的时候只会感到烦恼和不快。而时间排得满满的人,会感到生活很充实,倒往往是最快活的人。你对此有何见解?
(67)你是否把延长工作时间作为完成任务的好办法?
事业心强的人,大多数工作时间都很长,他们认为工作上多花时间,工作成绩就越大。工作时间与工作成绩能否如此简单地划等号?随便延长工作时间是增加工作成绩还是削弱工作效率?你是否想过,靠超时工作会养成拖沓的习惯,会降低工作效率,还会为自己的低效劳动找到遁词。
(68)你的精力过人吗?
“精力过人”常常是人们对那些精神饱满、高效工作的人赞誉之词,这样的人似乎蕴藏着用不完的力气,永不疲倦,堪称超人。你是这样的人吗?你认为确有这样的人吗?其实,正如世界上尚无人可以发明永动机一样,不可能有精力无限的人,有所可能的只是能巧妙运筹时间而已。请不要幻想自己做超人,弦绷过了头是要断的,靠拼体力并非长久之计。
(69)你有没有清点时间的习惯?
一个仓库管理员,为了做到心中有数,需要经常清点库存。我们要上街购物,也需要清点一下自己的钱包,才知道可以买些什么。每一个人都是时间的拥有者,也是时间的消费者,我们是否经常清点自己的时间?孔老夫子说:“吾日三省吾身”,我们呢,每一天都清点一下自己的时间没有?对自己的时间如何度过,打算在何处,是否心中有数?
(70)你每次都能按时完成计划吗?
如果我们的工作、学习和休息时间都是有计划的话,我们每次都能按时完成或是提前完成吗?如果是的话,有何诀窍?如果不是的话,又有何原因?过早地完成计划,会不会无所事事地等待?过迟地完成计划,会不会将后面的事一再延期?不论等待还是延期,它们有何利弊?
(71)你有速效之法吗?
现代社会是加速度发展的时代,快速化已成为各行各业的追求,面对这一时间挑战,你有自己的一些速效之法吗?比如速读、速写、速记等,不论是学来的还是自创的,你总应该掌握几手追求快速的本领,这样你将受益匪浅。你有多少时间?
这个问题似乎很简单。你一天有多少时间?一月有多少时间?一年有多少时间?或者更长一些,你的一生有多少时间?这个问题似乎谁都想过,又似乎谁都没有认真地作出回答。谁都知道,按钟表计时,一天是24小时,按工作制度,一天是8小时,你安排自己的时间是按何者计算?那么,一个月或一年的时间有多少,你算过吗?又如何安排呢?
(72)你的事业是伟大还是平凡?
你追求的是伟大的事业还是安心于平凡的工作?谁都知道,伟大的事业需要长期奋斗,而且不是随处可见和垂手可得;平凡的工作俯拾皆是,时时在你手边,完成也较容易。你怎样对待这二者呢?你信奉伟大的事业的失败胜于平凡工作的成功之说吗?如果让你选择,你是做失败的英雄呢,还是当成功的小卒?你是否想过,求大胜而一败涂地不如积小胜而终致成功的道理。
(二)找到浪费时间的症结所在
即使那些最忙、备受时间压力的人也会浪费许多时间。他们并非故意如此,多数情况下是完全没有意识到这一问题。多年来已经养成的工作模式,其中有很多陋习,随时在吞噬着你的时间:你的办公桌缺乏条理,要找一份文件就花费了数分钟;你和一位同事不期而遇,扯了许多无聊的费话;你把三分之一的时间用于各种会议,但有些会议却没有什么价值;你对一件难办而又不得不办的事情优柔寡断,磨磨蹭蹭,拖延了很久;你要约会一位重要人物,但对方不守时让你白等了20分钟;正专注于某项工作被突然来访者打断,再集中起精神返回原来的思路又用了十几分钟,或者,你花费很多时间去处理琐事……
如果你正存在这类问题,而你又希望提高工作效率,那么,不要让懒于改变现状的惰性控制你,立即着手改变你的工作习惯。一旦形成了良好的工作方法的模式,就可以在相当长的时间里利用它,只要按具体日程做细微改变就可以了。这是一项十分有益的工作。
为了更客观地了解现状,首先要对你的工作方式、使用时间的模式做一个检查。为此安排一周的时间就足够了。从早晨起床到晚上休息,把所有的行动都丝毫不漏地记录下来。为了简化记录,你也可以只调查上班的这一段时间。如果你能根据自己工作的特点准备一些表格,调查起来就十分简便了。不要把时间调查表放在最方便拿到的地方,随时记录,如果把一天积累的所有事项再回忆起来,就难免会有疏漏。不要遗漏发生的特殊事情,以便于寻找工作的规律性,为以后做工作计划更为切实可行提供帮助。时间调查表的内容力求客观准确,分析这些问题才更有价值。随着你对工作情况的了解,你自然会对时间利用的方法变得格外重视。把每一项工作所占用你的时间作一个统计,看你在处理问题、进行工作上面使用了百分之几的时间;在不太重要的工作上花费了多少时间;用于会议的时间有多少,你又用了多少时间在会议的计划和准备上了;每天处理信件花多少时间;而处理必不可少的必办信件又花多少时间;在部下委托给你的工作上又花了多少时间……你是否一到单位就看报纸,而报纸内容又与工作无关?你是否过多地出席了对工作不起任何作用的会议?你是否喜欢跟别人聊天,说些没有必要的话而浪费了彼此的工作时间?你是否把别人能干的工作都留在自己手中亲自处理?如果是这样,你就要好好研究以下的诸条建议,并把这些建议用到你的工作中去,改掉原来的坏习惯,培养良好的工作模式,并且从现在就开始做起。
(三)养成良好的生活方式
从前,你会认为浪费你时间的敌人是来访者的打扰,是突然响起的电话,是没完没了的会议。现在,你也许觉得浪费你时间的原因在于自己,而不是外界的什么因素。管理时间,就要从这些“小事”做起:你一天的例行工作,很可能必须集中在办公室的一张办公桌,或者工作场所的某一个定点来完成,如果能把办公环境布置得高度适合你的需要,就会为你的工作提高相当的效率。清理办公桌。一张杂乱无章的办公桌不仅有碍观瞻,而且会降低工作效率。你很可能不断地将重要文件、通信记录、工作计划放错地方,浪费许多时间寻找。“优先管理系统”的负责人斯坦波估计,上班族一个星期花36小时在办公桌上,其中3个小时是在找东西。更为严重的是,由于桌面太乱,最重要的资料或工作就会被忽视、遗忘。你需要准备足够的抽屉,以减少桌面的凌乱,把桌面有限的空间,留给马上就处理的急需事务。《时间的力量》的作者查理·霍伯特建议以ABC方式整理文件。把办公桌划分成三个区域:A区是随时伸手可及的,放置必须立刻加以处理的文件,B区专放不常用的东西或可以慢慢处理的文件,C区更次之。把文件分类放置,永远不要把最重要的东西放在最底下。以最果断、迅速的方式处理到手的邮件、传真及其他文件,充分利用废纸篓,认为无用的东西立即丢掉。
办公桌、椅的摆放。许多经理喜欢把自己的办公桌摆在面向外的地方,如此可以纵观全场,居高临下。但是,这样就会被任何一位走过的工作同仁分散注意力。你不妨稍稍改变一下办公桌的角度,以便工作时不分心。人们十分讲究轿车里的坐椅。却忽视了一天要坐上8个小时的办公椅,如果条件许可,你不妨置一把可调节的椅子,让自己以最舒适的姿态工作,以消除伏案工作的疲劳。如果你不喜欢和别人闲聊,就把办公室里任何可能引起聊天话题的饰物拿走,但如果你想给别人留下亲切、平和的印像,最好保留一幅油画或盆栽,完全由你自己的喜好选择。但不能过分地装饰办公室,毕竟,太过舒服的环境会令人涣散。
(四)放弃枝节,做真正重要的事这是时间管理的一条最重要的原则。做任何一件事之前,都需先衡量一下价值,由此分配以相应的时间。意大利经济学家佩雷特发明了“20%-80%原理”,他认为,在任何一件东西中,最重要的部分约为20%。其余 80%尽管是多数,却是次要的。
当你面对一大堆纷繁复杂的工作时,难免会泄气,如果你运用20%-80%原理,从中找出两三项最重要的,各分配时间集中精力完成。那么,就在你选择的两三项事情完成后,你将获得成功。现代生活方式给人太多选择的机会,你去商店买一双鞋,各种颜色、样式、品牌的鞋子足让你眼花缭乱、犹豫半天。如果你认为此事意义不大,就果断地随便拿一双,在枝节上过多地选择实在浪费时间。工作中更是如此。“忙”的真正原因是你做了太多不必做的事情。放弃枝节,能赢回很多时间和精力,你不再疲于奔命,而是更游刃有余地去完成那些真正重要的事情。
(五)权力下放
一个经理成功与否,应该以他可以让部下做什么事情为衡量标准。“自己动手才是完成工作的最佳手段”的确是需要改变的观念,因为事实绝非总是如此。虽然自己动手不必命令别人、监督别人工作,也不必验收以保证该工作完成的质量,但是事必躬亲会让你总在忙碌,没有休止,你虽然自以为万能,但任何人的能力都有限,你可能因为缺乏完成一项工作所必需的时间、训练和工具而被困在其中;凡事都要自己动手也影响你的业绩,什么都要插手,结果就会一事无成,还会引起下属的抱怨。权力下放,一方面节省时间,可以集中精力做更重要、更符合自己职权、更能发挥自己优势的事情。另一方面,也训练了你的部下,提高了他们的工作效率。有一部分工作是必须由你自己来做的,但是更多的事情可以交给秘书、助理及属下去完成。比如:在自己决定目标、方针、计划等事项之前的准备工作;日常业务,或琐碎的工作、辅助性的工作;别人来干可以干得更快更好的工作;自己不出席,别人出席也完全可以代理的会议;为了自己能再承担另一部分工作、自己原来的一部分工作……你可以依据较为一般的标准,即:这件工作是关系到方针大计,还是属于经常性的日常业务?部下有与此相应的能力来承担、完成这项工作吗?从其重要性来讲,是否从这件事上匀出时间去做另一件事更有收益?经常向自己提问。授权时一定要向对方讲清楚他所承担责任的程序和授权的范围,以避免他们不但没有多干,反而以此为借口减少其他工作,事实上干得太少了。
除了权力下放,还要切记,不要随便接受别人推给你的工作,不要越职。如果你接受所有找上门来的问题,你的生活就会陷入混乱,你要花很多精力和时间处理这些问题。对此,时间管理专家多有建议:“不要当好支使的男人”,“别接烫手的山芋”,避免接手他人应尽职责的事情,学会说“不”。
(六)避免拖泥带水
任何工作都不可避免要和人打交道,作为经理,更是需要处理来上上下下、方方面面的各种人际关系。依照传统的习惯,一见面少不了要寒暄、客套,在谈及正事之前要来个“引子”抛砖引玉,分手之时要送一送,否则便显得没有礼貌,待人冷淡,不好相处。但是这种做法吞噬了大量的时间,令人痛心。其实这种表示友好的做法大可以简化,甚至完全省略,而又不失礼节。你可以微笑着,直接切人正题,既顾及了“面子”,又给人留下友好、干练、不拖泥带水的印象,在以后的交往中对方也会以同样干脆的态度回报你。缩短访客逗留的时间有这样一些技巧:保持公事公办的态度;以“我能为你做些什么?”这样的问题引出客人来访的目的;不要以茶点或咖啡款待不期而至的访客;如果你觉得问题已经谈清楚,对方再留下来纯属浪费时间,你可以及时站起来,或者说“谢谢你来看我”这类有暗示意味的话。如果你要找别人谈论工作,最好到对方的办公室去,而不是让他来见你,因为在对方办公室,你可以随时撤离,保持主动性。
电话是帮助我们节约时间、提高效率的有力帮手。但是如果使用不当,也会成为偷你时间的窃贼。不是必需的电话一定免打。如果要打,开场白要简短,比如:“我给你打电话是因为……”接到别人打给你的电话,可以说:“很高兴接到你的电话,有什么事情要帮忙吗?”要结束电话,你可以说:“我马上要开一个会,下次什么时间再联系?”等等。为了不遗漏电话中重要的信息,你可以边打电话,边在纸上做下简短记录。你实在讨厌在电话里聊天的话,具有留言功能的电话加上一部传真机就可以解决问题。
(七)做时间的主人
管理时间的困难之处在于,你的时间并非完全属于自己支配,别人浪费你的时间几乎成了不可遗免的事情。你本来和对方约好只谈半个小时,结果他却罗唆起来没完,怎么办?告诉他:“我们说好只谈半个小时,我只按半个小时来安排的,对不起,下面还有一个人等着要见我。”如果你准备用半个小时完成的一次会谈。只用了15分钟就完成了,你也千万不要用无谓的废话来浪费掉这15分钟,派点别的用场。最令人烦恼的是,约好7点见面,对方却到7点20才露面。人们都希望尽可能在有限的时间里做更多的事,能力不够的时候就造成拖延。如果对方是个忙人,约会时一定给他留下余地,假如对方建议7点见面,你可以告诉他:“你先忙完你的事情,再说,路上可能堵车,咱们7点30见吧?”这种情况下,对方一般不好意思再迟到。节约约会时间的一个诀窍就是让对方明白你很忙。美国法学家麦考梅克的做法也许会给你一点启示:他跟人约时间不以整点,而总是奇怪的9点25分或者差10分10点。这种怪异的时间会给人留下印象,并提醒你,他太忙,忙到不能以半点为单位使用时间。一个分秒必争的人,别人怎么好浪费他的时间呢?
(八)时间管理中的谬误
管理学家通过时各种不同的时间概念及其对管理影响的研究,收集到许多与时间和管理效能有关的无稽之谈,现介绍如下:
1.关于缺乏时间的谬误
没人有足够的时间,然而每个人都拥有自己的全部时间。这句看来自相矛盾的话使管理人员不得不承认自己拥有所有的时间——不会再多了。所以说,问题不在于时间本身,而在于我们如何利用自己所拥有的有限资源。缺乏时间这个错误的概念通常是由一些错误的管理方法造成的。比如总想设法用过少的时间做过多的事情,不善处理那些分散精力的事情,确定或接受不切实际的时间预算,不按轻重缓急的顺序处理工作事项等。
2.关于时间与我们作对的谬误
总是不能按时完成工作的职业管理者为缺乏时间而感到苦恼,他们处处忙于救急,然而次次错过最后时限,因此总是把时间看成是自己的敌人。然而在很多方面,最坏的敌人恰恰是我们自己。当我们学会合理分配时间的时候,时间才会站在我们这一边。
3.关于效率的谬误
效率往往被误作效能。然而我们知道,高效率地执行错误的任务,或者把正确的任务放在错误的时间执行,都可能会使工作高度无效。效能,可以被概述为正确地做正确的事;就是使效果尽可能完善,即花费最少的资源,包括时间,取得最佳的效果。
4.关于活动的谬误
管理人员在评价下级的工作时,极易把活动与效果混淆起来。不可靠的工作人员其工作精力与他对工作方向的认识和对工作效果的把握往往成反比。在巴黎的一次讨论会上,一位法国管理人员使大家想起了法兰西骑兵的一句格言:“不要迟疑,只管向前冲。”但有时候,即使既定目标是清楚的,管理人员也会时常醉心于那些成功的活动而忘记了他们的工作目标。最初的活动是要达到预定的目标,最后的活动却把活动本身变成了目标。在这种情况下,当这类职业管理者决定委派另一项重要任务时,最终的嘲弄就会出现。他没有再给疲惫不堪的下属分派任务,而把任务又加给了他的最善于利用时间的助手,因为这位助手已圆满完成了头一项任务。结果,他奖赏了最无能的下属,而处罚了他的组织中最有成效的成员。
5.关于授权的谬误
有效的授权最终节省时间,但是在授权的最初阶段要花费时间,以制订授权计划,选择和培训能够胜任此项工作的人员,提出要求和希望,指导和商讨如何改进工作,让他们参与管理集团中对其工作有影响的决策,衡量和奖罚完成的结果。所以,授权首先需要时间,只有在有效地完成授权之后才能最终节省时间。躲避烦恼与责任决不是一个节省时间的办法。这无异于“弃权”。不管谁来做这些工作,最终的责任永远地和不可避免地要落在最高职业管理者的头上。
6.关于决策层次的谬误
有一种看法,认为得到较多报酬的人必然做出较恰当的决策。因此,高层管理人员做出的决策越多,整个组织的景况就越好。然而,决策层次管理原则认为,应当在能够做出准确判断和便于获取有关事实的尽可能低的管理层次做出决策。一个明显的事实可以证明这条原则,即层次越高,做出决策所付出的代价越大;层次越低,做出的决策越接近所涉及的环境。管理人员最常犯的一个毛病是喜欢继续做提升前职位上做过的同类决策。
7.关于推迟决策的谬误
在需要决策的时候,很多管理人员本能地推迟或拖延做出最后的决策,以避免承担随之而来的义务。这种综合病症被经验丰富的观察家称为“分析麻痹症”。通常,一个困难的决策被推迟的时间愈长,做出决策就变得愈加困难。而且,每次推迟决策还减少了对可能出现的偏差采取纠正措施的时间。“需要更多的事实”常常预定的目标,最后的活动却把活动本身变成了目标。在这种情况下,当这类职业管理者决定委派另一项重要任务时,最终的嘲弄就会出现。他没有再给疲惫不堪的下属分派任务,而把任务又加给了他的最善于利用时间的助手,因为这位助手已圆满完成了头一项任务。结果,他奖赏了最无能的下属,而处罚了他的组织中最有成效的成员。
5.关于授权的谬误
有效的授权最终节省时间,但是在授权的最初阶段要花费时间,以制订授权计划,选择和培训能够胜任此项工作的人员,提出要求和希望,指导和商讨如何改进工作,让他们参与管理集团中对其工作有影响的决策,衡量和奖罚完成的结果。所以,授权首先需要时间,只有在有效地完成授权之后才能最终节省时间。躲避烦恼与责任决不是一个节省时间的办法。这无异于“弃权”。不管谁来做这些工作,最终的责任永远地和不可避免地要落在最高职业管理者的头上。
6.关于决策层次的谬误
有一种看法,认为得到较多报酬的人必然做出较恰当的决策。因此,高层管理人员做出的决策越多,整个组织的景况就越好。然而,决策层次管理原则认为,应当在能够做出准确判断和便于获取有关事实的尽可能低的管理层次做出决策。一个明显的事实可以证明这条原则,即层次越高,做出决策所付出的代价越大;层次越低,做出的决策越接近所涉及的环境。管理人员最常犯的一个毛病是喜欢继续做提升前职位上做过的同类决策。
7.关于推迟决策的谬误
在需要决策的时候,很多管理人员本能地推迟或拖延做出最后的决策,以避免承担随之而来的义务。这种综合病症被经验丰富的观察家称为“分析麻痹症”。通常,一个困难的决策被推迟的时间愈长,做出决策就变得愈加困难。而且,每次推迟决策还减少了对可能出现的偏差采取纠正措施的时间。“需要更多的事实”常常管理人员推迟决策的借口。然而,如果我们知道注80%的决策结果中,起决定作用的事实往往只占全部事实的20%,我们就会明显地看出“等待全部事实完备”这一借口的荒谬性。
8.关于高级管理人员工作负担过重的谬误
很多高级管理人员不仅存在着错误的全能概念,还存在着错误的缺我不可概念。他们断定,单位一旦失去他们的关心,就无法存在下去。于是他们放弃休假,终日忙碌以至周末都不休息。可是他们却感到奇怪,为什么自己得不到更多的感激。他们不让别人做出决策,结果使自己的办公桌堆满了文件;他们全神贯注于工作的枝节问题,结果使办公桌上更加乱七八糟;他们奉行至善主义,结果使很多不现实的要求摆在自己和工作人员面前;他们未能有效地授权,结果迫使每个人前来找他们解决各种最细小的问题。
9.关于辛苦工作的谬误
获得的最后结果与付出的成桶汗水往往不成比例,管理人员极易把流汗与成就混淆起来。时间管理的计划原则指出,在制定有效的计划时花费1小时,在执行时就会节省3到4小时,而且确保取得更好的效果。活动型管理人员喜欢行动而不愿意思考,总是不顾一切地避免制定计划。如果他们在未着手之前把工作通盘考虑一下,他们将会干得更好些。虽然最初制定计划时花费了时间,然而正是依靠投入的那些时间才可以节省更多的时间,并收到更好的效果。由于把汗水混同于效果,”辛苦的工作者”最终还是用最辛苦而又最无效的方式去完成他的工作。治疗辛苦工作综合症的药方是:工作中多点精明,少点辛苦
10.关于全能的谬误
很多管理人员深信,自己亲自动手会把事情做得更快更好。他们以为,这样做不仅节省了告诉别人工作要求的时间以及最后检查工作以便发现偏差的时间,而且可以完全按照自己预想的方式第一遍就正确地做好工作。这个推理的谬误在于,由于拒绝将工作授权于别人,而花费时间去经历自己本来知道怎样才能做好的事,所以再次遇到这些工作时,准保这位职业管理者没有任何选择,只能再次亲自动手。例如,多数企业家往往沾沾自喜于他们在最初阶段获得的成功,从而对自己产生了全能的错觉。他们似乎非常愿意断定,他们的成功是由于自己的行动,尽管并非如此。由于他们断定别人不能像自己那样把事情做好,便坚持做很多本应授权别人去做的事,以致他们没有时间去进行管理。
11.关于“开门办公”的谬误
最初鼓励“参与管理”的时候,它的支持者当然会提出,下属在需要的时候能见到上司是一个重要的因素。为了保证这一点,他们建议,职业管理者办公室的门应被所有需要得到帮助的下属认为是“开放的”。他们不是指任何时候都敞开大门,而是指在需要的时候让需要得到帮助的下属能够进来。令人遗憾的是,“开门办公”已经被理解为始终敞开大门。然而作为一个职业管理者,一直处于别人可以随时见面的状态将会使成功失去保障。恰恰相反,随时可以见面的职业管理者发现,这样做使自己无法完成工作,也无法考虑自己的目标和优先次序,更无法集中精力去处理办公桌上堆放的文件。他成为走廊漫游者捕捉的对象。这些人打断了他的工作,也不知道要在他的办公室里呆多长时间。除了大公司的高级管理人员,敞开大门就意味着对路过而前来问候或因其他缘故顺便来访的每一个人发出邀请。各种实验已经表明,一个人很难做到在朋友或同事所敞开的大门前经过而不进去打个招呼。既然管理人员普遍有社会交往的本能和寻求新闻的好奇心,有掌握情报的渴望和唯恐冒犯的担心,那么“开门办公”只能被视为对有效管理的不易察觉的威胁。有效的管理人员几乎齐声谴责“开门办公”。他们一致认为必须有计划地会客,以便不被干扰而能够集中精力工作。当然,这可以通过“闭门谢客”、秘书的回绝、隐蔽的办公地点或者干脆在家里呆几个小时等方法来实现。
12.关于节省时间的谬误
倘若我们没有任何选择,只能以预走速率花费时间,时间如何节省呢?严格地说这是做不到的。没有人能够使自己不花费时间,也没有人能够使自己以不同的速率花费时间。虽然如此,还是有许多管理人员经常谈论节省时间的问题——往往是造成最终花费更多时间的一些不明智的管理办法。为了满足另一个最后时限而缩短一次重要的会谈,可能会留下一个悬而未决的问题,这个问题会逐渐恶化以致在后来的危机中爆发。没有关键事实而加速决策,往往使问题返回来折磨草率的决策者。没有透彻分析可供选择的方案就仓促发起行动,最后就会发现这样做使自己走上了一条最不称心的道路——浪费了大量的时间、精力和资金。一位哲人问道:“如果你没有时间正确地做事,那么你会有时间把事情做完吗?”
13.关于光阴似箭的谬误
我们说过时间永不回头,也听说过在特殊时刻时间停顿了。不管怎么说,多数人认为光阴似箭。时间是最易消失的资源,它瞬息即逝,却无人知晓它的去向及消失的原因。它如同我们的幻想那样短暂……那样虚无缥缈、无踪无影……那样毫不通融、冷酷无情;我们谈论最多的题目除了天气就是时间,然而我们却很少能理解它;我们指责它吝啬、短暂、抱有敌意,使我们每次看表都面对最后时限。可是,善于组织的人们却把它视为朋友。我们未曾有过足够的时间,别人的时间却总是充裕的。我们说时间结束了,可是它却没有离开任何地方。即使我们不存在了,时间也依然存在。它永恒地、无始无终地存在着。时间以固定的速率运动,是宇宙中的几个永恒现象之一。我们每个人的时间也以同样的速度流逝。所谓光阴似箭是指我们正在似乎飞驰着的时间里管理着事物。由于不适当的计划或在管理方面其他类似的错误,使我们自己不得不在过少的时间里做过多的事情。
14.关于问题鉴别的谬误
很多精力和时间浪费在解决没有认准的问题上面。所以俗话说:准确地指出问题(这就是鉴别)就等于解决了一半问题。丈夫走进地下室,发现地面上有六英寸深的水,便喊他的妻子拿拖把来。妻子回答说,应该先去关掉水龙头。这就是错误地鉴别问题的一个简单例子——水是问题的现象,而不是原因。 |